Bästa callcenterprogramvaran för småföretag

Mjukvara för samtalshantering för småföretag bör verkligen bidra till att uppnå tre viktiga mål:

• Den ska bidra till att göra hela samtalsprocessen smidigare. Ett exempel skulle kunna vara att öka produktiviteten genom funktioner som en power dialer, som stoppar bortkastad tid på att ringa upp samtal.
• Det bör ge dig djupare insikt i försäljningsprocessen genom funktioner som samtalsövervakning, så att chefer kan förfina erbjudanden och förbättra säljargumentationen.
• Och det bör stärka intern kommunikation lika effektivt som det gör med kundinriktad kommunikation.

För ett småföretag som behöver kundnöjdhet för att etablera sig och växa är dessa tre breda resultat mycket viktiga att uppnå.

Ja, ett kännetecken för ett bra samtalssystem är att det anpassar sig till ditt företags storlek, samtalsvolym och annonsformat. Till exempel kan en liten tandläkarmottagning som precis har börjat bara behöva ett system med flera telefonlinjer för att boka möten och göra uppsökande.

Men en arbetsplats som tar emot samtal för sina kunders räkning skulle dra nytta av en PBX eller molnbaserade samtal. Under tiden skulle ett fjärrteam använda en VoIP-lösning till sin maximala fördel.

Mjukvara för callcenter-tjänster som är särskilt utformad för småföretag är lätta, flexibla och kostnadseffektiva. De bör kräva lite eller inget löpande underhåll och installation. De bör också ha ett förenklat användargränssnitt och en icke-teknisk installations- och onboardingprocess.

Med detta på plats kan småföretag använda denna fokuserade programvara för att få kontakt med sina kunder på ett snabbare och mer lyhört sätt. De kan också integrera CRM-detaljer för att skapa mer personliga kontaktrelationer med kunder.

Typiskt sett används tre typer av programvara av callcenteragenter:

På plats programvara

Den här typen av programvara för callcenter kommer att installeras i lokalerna och underhållas av ett internt team eller en tjänsteleverantör. Lösningen kommer att vara kostsam och kräva mer investeringar från företaget.

Hostad programvara för callcenter

Mjukvaran för callcentret kommer att hostas på annan plats och handläggarna kan komma åt mjukvaran och dess funktioner via en nätverksanslutning. Alternativen för anpassning och integration kommer att vara begränsade.

Cloud-baserad programvara för callcenter

Den här programvaran för callcenter är som en plug-and-play-enhet. Programvaran kommer att vara appbaserad som du kan installera på vilken smart enhet som helst och komma åt instrumentpanelen med hjälp av internet. Agenter kan också komma åt hela funktionaliteten med hjälp av sina webbläsare.

Att sätta upp ett callcenter är ingen lätt uppgift. Du måste börja med att:

• Definiera dina mål och typ av callcenter
• Besluta om din budget
• Bygga upp och utbilda ditt team
• Hitta rätt programvara för callcenter för småföretag
• Skapa en utvecklande och hybrid arbetskultur

När du har täckt grunderna och köpt en VoIP-baserad virtuell callcenterlösning är det enkelt att konfigurera den. När du har gjort köpet kan du välja de nödvändiga funktioner du behöver:

• IVR
• Anpassad hälsning
• Samtalsstyrning och vidarekoppling
• Synkronisering och integrering av befintliga appar

Du kan omedelbart anpassa ditt molntelefonsystem med några få musklick med hjälp av interaktiva menyer.

Här är en lista över några av callcenterprogramvaran för småföretag.

Om du letar efter programvara för callcenter för ditt lilla företag är Ringover det bästa alternativet. VoIP-lösningen är också skalbar så att du inte behöver byta tjänsteleverantör när ditt företag växer.

Fördelarna med Ringover call center-programvara för småföretag

• Avancerad analys, automatiska telefonister och mycket mer
• Minskad stilleståndstid med hjälp av en prediktiv uppringare
• Säljbar molnbaserad programvara för kontaktcenter
• Samarbetsverktyg för att upprätthålla hybridarbete

Genom att välja Ringover som programvara för ditt callcenter kan du:

• Ta obegränsade samtal till över 80 destinationer
• Få gratis lokala nummer
• Spåra och övervaka prestanda
• Njut av textmeddelanden, fax och samarbets-SMS
• Njut av stöd för flera plattformar och använd smartphones och surfplattor för att ta emot samtal

Ringover-priser

Du kan få alla ovan nämnda funktioner och mer för 57€ per användare och månad. Du kan också välja årlig fakturering och få abonnemanget för bara 47€ per användare/månad, vilket innebär stora besparingar. Ringover erbjuder också en anpassningsbar plan.
Erbjud bättre kundupplevelse som drivs av rätt insikter med en programvara för callcenter för småföretag. Dra nytta av vår funktionsrika lösning utan att skapa ett hål i fickan.

• Samtalsvolym
  En av de mest omedelbara fördelarna är att få en överblick över den verkliga samtalsvolymen. Många chefer är inte medvetna om att de inte har tillräcklig kapacitet för att hantera alla sina inkommande samtal. Deras kunder får en upptagetton istället för att nå företaget. Detta innebär i slutändan att företaget har lämnat pengar på bordet. När en organisation går över till en mjukvarulösning för callcenter kan den se vad som verkligen händer. De kan se hur många samtal som står i kö, hur länge de som ringer väntar, hur många övergivna samtal det finns och mycket mer. När ledningen ser dessa data kan de göra lämpliga strategiska förändringar för att tillgodose efterfrågan.
• Spåra toppdagar
  Varje verksamhet kommer att uppleva toppar och dalar. Med ett lokalbaserat system kan de bara uppskatta dessa toppar och dalar. Men med en programvarulösning för callcenter kan de nu bokstavligen se sina toppdagar och topptider, och cheferna kan justera bemanningsscheman och raster i enlighet med detta.
• Övervaka intern prestanda
  Det andra sättet som ett molnbaserat callcenter hjälper till att förbättra en organisation är den insyn det ger cheferna i de anställdas produktivitetsnivåer och verktyg för att hjälpa till med utbildning och prestationsutveckling. Chefer kan se all prestationsstatistik för alla vilket leder till bättre beslutsfattande.
  Den värdbaserade callcenterplattformen ger också möjlighet att direkt förbättra kundtjänsten. Eftersom cheferna nu kan se samtal som har avbrutits - och hur länge varje uppringare väntade innan de avbröt - kan de till exempel proaktivt ringa tillbaka till dessa uppringare för att följa upp och hjälpa dem.
• Samtalsinspelningar
  Samtalsinspelningar är mycket underutnyttjade för coachning och kvalitetskontroll. Många beslutsfattare tror felaktigt att det bara är bra för att minska juridiska risker och följa regler och förordningar. Men samtalsinspelningar kan hjälpa ledningen att avgöra styrkor och svagheter hos sälj- eller supportpersonal. Företag kan ofta förbättra resultaten bara genom att ge chefer och anställda möjlighet att granska samtalsinspelningar så att teammedlemmarna kan höra sig själva och lägga upp strategier för att förbättra servicen. Att lyssna på samtalsinspelningar är särskilt användbart när det finns en möjlighet att granska en inspelning som involverar en missnöjd kund.
  Utan en samtalsinspelning kan diskussionen bli ett "han sa, hon sa"-scenario, och då är det mycket svårt att lägga upp strategier för att förhindra liknande framtida missförstånd. Och nuförtiden, när de flesta kunder är fullt kapabla att göra egna inspelningar och lägga ut dem på sociala medier, måste företagen veta exakt vad kunderna upplever när de ringer. En annan fördel är att ledningen kan lyssna på samtalsinspelningar för att avgöra vilken typ av utbildning som behövs på medarbetar-, team- eller avdelningsnivå.
• Samtalsintervention
  Genom att låta cheferna lyssna på live-agentsamtal från sina headset eller mobila enheter kan arbetsledarna hitta agenternas problemområden och ge råd i farten via viskningar eller textmeddelanden. Genom att spela in ett samtal på begäran kan cheferna också skicka samtalsinspelningen i form av ett e-postmeddelande med kommentarer som kan granskas senare.
• Coaching och lärande
  Sist men absolut inte minst är coaching och lärande en stor fördel. Cheferna kommer att ha all data de behöver för att genomföra det: röst, ljud, samtalsinspelningar, dokument och mycket mer. Att leverera rätt utbildningsinnehåll vid rätt tidpunkt är mycket viktigt, men medarbetarna måste också fokusera på att behålla informationen. Cheferna kan sedan utnyttja de individuella samtalslistorna under den årliga utvärderingscykeln för att minska arbetsbelastningen i samband med de årliga utvärderingarna och förstärka visionen om kundupplevelsen.
  Det krävs engagemang för att införliva förväntningarna på kundupplevelsen i alla kundinteraktioner. Men när all kundsupportpersonal fullt ut förstår visionen om kundupplevelsen och modellerar den under varje kundinteraktion, kommer ditt team att bli ett som skapar differentiering för din avdelning, ditt varumärke och din organisation, vilket leder till större kundlojalitet och i sin tur en större andel av kundernas plånböcker.
• Kunders feedback
  Genom att vara i direktkontakt med kunderna är det lätt att ta reda på vad de gillar och inte gillar med hur företaget drivs. Denna information kan användas för att förbättra de områden som kunderna klagar på samtidigt som de områden som kunderna är nöjda med fortsätter att fungera effektivt. Det kan betraktas som en fri marknadsundersökning som är avgörande för ett företags fortsatta framgång.
• Skill based routing
  Med callcenterprogramvara är det möjligt att få en uppfattning om vilken typ av kund som finns på andra sidan linjen, till exempel hemspråk, för att kunna använda en lämplig agent för att betjäna dem. Detta leder ofta till större kundnöjdhet och bättre svarstider. Kompetens kan tilldelas en handläggare i systemet och sedan kan samtalet automatiskt styras till en tillgänglig handläggare med den bästa kompetensen för att hantera en viss kund.
• Personliga meddelanden till kunderna
  En gnutta personalisering kan göra mycket för att överbrygga klyftan mellan en anpassad serviceupplevelse och en statisk sådan. Enkla saker som att ha personliga hälsningsfraser eller fördefiniera språkpreferenser för en kund kan göra mycket mer än att ge en personlig touch.
• Custom call queues
  Call queues gör det möjligt för företag att dirigera samtal till rätt avdelning, team eller individ. Detta minskar den tid som går förlorad på att koppla samtal och hjälper dina kunder att få den hjälp de behöver från handläggare med rätt kompetens.
• Utökad räckvidd utanför arbetstid
  Vid internationell affärsverksamhet måste hänsyn tas till skillnader i tidszoner. Företag som använder callcenter-tjänster kan ha agenter tillgängliga för sina kunder dygnet runt. Detta innebär att kunder i alla områden över hela världen kan kontakta företaget när det passar dem.
  För många företag är det inte möjligt att erbjuda samma bekvämlighet utan ett callcenter i molnet på grund av de höga kostnaderna för att driva en 24-timmarsverksamhet. Hostade callcenters kan hantera alla kundförfrågningar som företaget kan få efter arbetstid.
• Positivt intryck på kunder
  De flesta företagare erkänner det faktum att utmärkt kundservice är avgörande för deras företags framgång. De vet att word-of-mouth-reklam ökar när kunderna är imponerade av servicekvaliteten. Missnöjda kunder är mer benägna att vara mycket aktiva när det gäller att varna potentiella kunder för att hålla sig borta från ett företag. Att använda en callcenter-programvara är ett sätt att säkerställa att kunderna får den bästa servicen, eftersom det kan hjälpa till att representera ditt företag på ett professionellt sätt.
• Business Integration
  Cloud-baserade callcenters gör det möjligt för småföretag att integrera sina olika affärsverktyg för att skapa en kraftfull plattform. Dessa tredjepartsapplikationer, till exempel CRM-programvara, kan överföra data sömlöst mellan de olika verktygen och möjliggöra klick-till-samtal-funktionalitet.
• Ingen hårdvara krävs
  Till skillnad från de lokalbaserade applikationerna som kräver en enorm infrastruktur, kräver molnlösningarna ingen ytterligare hårdvara. Allt som behövs är en programvara som laddas upp i molnet. All information och data lagras där borta och som ett resultat kräver affärshuset inte ytterligare flera utrustningar.
• Skalbarhet
  Det är viktigt att företaget anpassar sig till förändringarna i konjunkturcykeln. Det måste vara anpassningsbart till den förändrade dynamiken i organisationen. Outsourcing till ett traditionellt kontaktcenter kan visa sig vara en kostsam affär när det gäller att vara skalbar. Enorma investeringar krävs både när det gäller teknik och infrastruktur.
• Tid efter samtalet
  Med hjälp av professionell mjukvara för callcenter betraktas tiden efter samtalet inte som dödtid utan är en integrerad del av samtalet. Modern programvara för callcenter ger automatiskt tid efter samtalet så att dina agenter kan få den stunden att slutföra sin uppgift.
• Driftsättningstid
  Till skillnad från den traditionella modellen har molnlösningen kortare driftsättningstid och kan enkelt konfigureras på några timmar. De är inte bara snabbare utan är också enklare att organisera. Till skillnad från lokal programvara som kan ta månader att installera kan det här operativsystemet ibland installeras inom några timmar. Tiden för installation beror också på applikationens komplexitetsnivå. Det är inte bara installationstiden som minskar, utan även de resurser som krävs för att installera är begränsade.
• Robust datainsamling
  Agenter måste känna till kunden och de interaktioner som de har haft för att upprätthålla kontinuitet i kommunikationen. Molnlösningen gör det möjligt för dem att ha all data till sitt förfogande utan mycket fördröjning. De kan få tillgång till kundrapporter, deras preferenser och med den historiska rapporteringsfunktionen även få en överblick över tidigare interaktioner.
• Extra arbetskraft för andra projekt
  De flesta företag har inte en personal som enbart är dedikerad till att hantera inkommande kundsamtal. De kanske utbildar sitt team i hur man ger utmärkt kundservice via telefon, men att svara på samtal kan hindra anställda från att slutföra andra viktiga uppgifter.
  Att lämna den interna personalen för att hantera inkommande samtal kan leda till en stor effektivitetsförlust. Företag som använder sig av callcenter-tjänster kan reservera sin egen personal för andra delar av verksamheten, vilket ökar produktiviteten och vinsten.

Mjukvara för callcenter är en digital plattform som hjälper företag att hantera inkommande och utgående samtal. Den dirigerar samtal till rätt handläggare, tillhandahåller funktioner som samtalsinspelning och integreras med CRM-verktyg för att förbättra kundservice och försäljningsprestanda.

Till skillnad från många traditionella telefontjänstleverantörer för småföretag är Ringover en allt-i-ett-molntelefonlösning. Den kombinerar samtal, meddelanden, videokonferenser och CRM-integrationer i en plattform, vilket ger dig mer värde utan den extra komplexiteten.

Absolut. Ringover är utformad som en flexibel programvara för callcenter som kan växa med ditt företag. Oavsett om du börjar med bara några få användare eller expanderar till ett komplett fjärrsupportteam kan du enkelt lägga till funktioner och användare när dina behov utvecklas.

Ett callcenterprogram avser vanligtvis en enkel applikation, ett verktyg med ett enda syfte, som hanterar grundläggande samtalsfunktioner som uppringning, svar eller inspelning av samtal. Däremot är mjukvara för callcenter en komplett lösning som erbjuder avancerade funktioner som IVR-menyer, samtalsstyrning, analys, CRM-integrationer och till och med SMS- eller videosamtal.

Att sätta upp ett callcenter med Ringover är snabbt och enkelt. Du behöver ingen speciell hårdvara eller IT-kunskaper. Följ helt enkelt dessa steg:

1. Registrera dig för Ringover: Välj den plan som passar ditt företags behov.
2. Skapa användarkonton: Lägg till dina teammedlemmar och tilldela dem roller.
3. Välj dina nummer: Välj lokala eller internationella telefonnummer från över 65 länder.
4. Ställ in samtalsdirigering: Konfigurera regler för vidarekoppling, IVR-menyer eller röstbrevlåda.
5. Integrera dina verktyg: Anslut Ringover till din CRM, helpdesk eller andra affärsappar.
6. Börja ringa: Ditt team kan nu ringa och ta emot samtal från vilken enhet som helst, var som helst.